Touchdown-modellen – Bag et Jævn møde

For lidt over en måned siden, stillede vi i Jævn os selv spørgsmålet: “Hvordan kan vi holde mere effektive møder?”.

Vi er med sikkerhed ikke de første til at stille dette spørgsmål, og der findes allerede et hav af bud derude på mennesker og modeller der kan gøre livet som møde-deltager lettere. Alligevel vil vi gerne dele vores model med jer.

Modellen bygger som alt det andet vi laver på en narrativ tilgang, og vi har derfor naturligt taget udgangspunkt i at det man laver på et møde, er i fællesskab at skabe mening gennem fortællinger. Når det så er sagt, har vi set på hvilke elementer vi har brug for, for at kunne afvikle et godt og ikke mindst lærerigt møde. Der skal for guds skyld altid være plads til at vi kan lære noget når vi holder et møde sammen, og det er heldigvis lykkedes ind til videre.

Modellen

Selve modellen er hvad der svarer til en dagsorden på 6 punkter. Disse 6 punkter er:

  1. Fortællinger siden sidst
  2. Status, siden sidst
  3. Igangværende
  4. Næste skridt
  5. Næste møde/samtale
  6. Kommende skridt

Find modellen med beskrivelser af punkter på Google Docs eller Download som PDF

Modellen i praksis

Skærmbillede 2013-02-24 kl. 23.20.301) Mødet åbner med en eller flere fortællinger fra mødedeltagerne. Vi bruger dette punkt til at lade hver mødedeltager fortælle om en oplevelse der relaterer sig til det vi for tiden arbejder på. I skoleregi kunne det være en god fortælling en lærer havde haft med en elev osv.

2) Næste punkt er at samle op. Det er min oplevelse at hvis man ikke samler op på hvad der er sket siden sidst, og hvad der er kommet til af nye ting, ja så kan der være en tendens til at ting “forsvinder”, derfor samler vi altid op på alt ind til emnet er afsluttet. Dette punkt kan være en tidssluger, men behøver ikke at være det hvis alle er velforberedt i forhold til de punkter de er involveret i.

3) Punkt nummer 3 er på mange måder det vigtigste punkt i modellen, for det er det punkt der er sat af til at vi sammen kan lære noget. Vi er meget fokuseret på at når vi mødes, ønsker vi at blive klogere. Til det formål at vi indlagt et punkt midt på dagsordenen som direkte handler om udvikling i den ene eller anden form. Det kan være et konkret projekt man har gang i at udvikle, et emne man arbejder med (eks. iPad i undervisningen) eller en kompetence man ønsker at træne (eks. coachende samtale).

4) Punktet “Næste skridt” handler om at samle op på dagens møde og få lavet faste aftaler, hvem gør hvad hvornår? Der er som udgangspunkt to grunde til at dette er et selvstændigt punkt: 1) Det er meget nemt at se hvad man har “nået på mødet” og hvad man skal nå – 2) Det er super nemt for den der skal lave dagsorden til næste møde.

5) Som trin nummer 5 har vi indlagt “Hvornår mødes/snakkes vi igen”. Vi kører ikke med faste møder i Jævn, derfor er det en god gestus at aftale hvornår vi har mulighed for at mødes igen. Det er min erfaring at det ikke er dumt at se lidt frem i kalenderen selvom man har en fast mødedato. Der kan være nye mødetider, feriedage, arrangementer osv… Sidst men ikke mindst har vi et punkt som vi ikke rigtigt bruger til noget, men som alligevel har en meget vigtig funktion.

6) Punkt nummer 6 handler om alle de ting der kommer ude i fremtiden. Vi har dem alle til at stå på vores papir, også selvom det ikke er noget vi skal tale om til det gældende møde. Den funktion informationen får, er at det altid er let at se frem i tiden hvis man har brug for det i forbindelse med et af de andre punkter. Samtidig har det den positive bieffekt at man hele tiden bliver mindet om de ting der kommer ud i fremtiden, og på den måde altid kan være et skridt foran.

Den tekniske dimension

Selvom vi er meget glade for vores Touchdown-model, som på alle måder har gjort vores møder både lettere, mere effektive og samtidig direkte lærerige. Ja så spiller Google Docs en vigtig rolle i afviklingen af selve mødet med Touchdown-modellen. Vi kører ikke med nogen fast referent, og det er en metode jeg er gået hen og blevet særlig glad for. Frem for at have en referent, bruger vi Google Docs hvor vi skriver dagens dagsorden ind i et fællesdokument. I løbet af mødet sider vi i fællesskab og tager noter, eks. hvis der er en der taler, kan en anden notere hvad vedkommende fanger, man kan også som taler sætte mødet på pause og skrive en lille opsummering af det man sagde, som de andre så med det samme kan godkende eller rette i så alle har “forstået” konklusionen.

Vi bruger tit selve disciplinen at skrive tekster sammen i vores udvikling. Vi oplever at læringen oftest sker når vi skal sætte ord på noget af det vi taler om, så vi begge er enige om fortolkningen af teksten. Ved sammen at forfatte en tekst om et emne, et projekt eller lignende, kommer der tydeligt en ekstra dimension af læring. Alt sammen takket være vores kære fællesdokument.

Google Docs gør det også ualmindelig let at lave næste uges dagsorden. Da vi alle har været med til at forfatte referatet, er det nemt bare at copy-paste hele referatet ind i et nyt dokument. Ændrer dato/tidspunkt, flytte “Næste skridt” op i “Siden sidst”, og ellers slette de ting som er afsluttet rundt omkring i dokumentet. På den måde bliver en del af Touchdown-modellen en slags surdej, der bevæger sig videre fra dagsorden til dagsorden. Havde modellen været et fysisk stykke papir, ville der i vores dagsorden til vores næste møde stadig være en lille flig af vores aller første touchdown-møde tilbage i modellen.

 

Vi håber i vil tage godt imod vores nye møde-model, og lad os endelig høre hvis vi har kommentarer / erfaringer i vil dele med os.

God fornøjelse

– Morten